会議室予約システムの予約状況表示画面は？

会議室の利用状況を可視化し、利用者・管理者双方の利便性を高めるうえで、会議室予約システムの予約状況表示画面は重要な要素です。本ページでは、予約表示画面に求められる考え方を整理したうえで、代表的な表示方法を導入事例の一部とあわせて紹介します。

会議室の予約表示方法一覧

タイムライン／
ガントチャート型

引用元：BIGLIBE style
https://style.biglobe.co.jp/entry/2024/07/31/100000

タイムライン（またはガントチャート）型は、時間軸に沿って会議室ごとの予約状況を横方向に並べて表示する形式です。会議室ごとの開始時刻や終了時刻を視覚的に把握しやすく、空き時間や利用が集中している時間帯を直感的に確認できます。

予約の重複や並行利用を含む複数会議のスケジュールを俯瞰的に確認でき、予約調整や中長期的な利用計画を検討する場面で活用されています。
多くの予約管理システムやガントチャート形式のビューで採用されている、代表的な表示方法のひとつです。

リスト/カレンダー型

引用元：ROOMLEAD公式HP
https://www.utnet.co.jp/roomlead/meeting_room/

リスト/カレンダー型は、日付や時間ごとに会議予約を縦方向に一覧表示する方法です。カレンダー形式では日・週・月などの単位で予定が整理され、予約情報が時間帯ごとにブロックとして表示されます。
これは一般的なスケジュールカレンダー（例：Googleカレンダー）と同様の見え方で、直感的に空き時間を探したり、予約追加・変更を行ったりしやすい表示方式として広く使われています。

タブレット端末表示

引用元：京セラ公式HP
https://www.kyocera.co.jp/prdct/telecom/office/phone/case/case-07/

タブレット端末表示は、会議室の入口やフロア前などに設置されたタブレットや専用パネル上でその場所の会議室予約状況・空き情報をリアルタイムに表示する手法です。Microsoft Teamsパネルのような専用デバイスや、タブレット上に会議情報・空き状況を色分けや詳細表示で示すものがあり、現地で即座に会議室の状況確認と予約操作が可能です。
部屋前端末として表示・操作することができるため、会議直前の利用判断やその場での予約作成を容易にしてくれます。

それぞれの予約表示方法は、用途・利用シーンに合わせて選択され、全社的な可視化（タイムライン/カレンダー）と現地即時確認・操作（タブレット端末）を組み合わせることで利便性が高まります。

サイネージ活用術

サイネージ活用術とは、デジタルサイネージ（電子看板・表示モニター）を単なる情報掲示にとどめず、業務効率化・利便性向上・利用行動の適正化につなげるための効果的な使い方や運用ノウハウを指します。

サイネージ導入により、会議室の空き状況や予約情報を即時表示し、現地での判断や即時利用ができます。また、色分けやレイアウトにより、誰でも一目で状況を理解できる表示を行うことが可能に。
会議室情報に加え、案内・注意事項・日時表示などを統合し、利用者への伝達効率を高めることもできます。

サイネージ導入事例

引用元：SmartRooms公式HP
https://www.uchida.co.jp/it/case/smartrooms005.html

予約者と使用状況を可視化し
稼働率を向上（大成建設株式会社）

常に、会議室の予約率が高く、埋まっていることが多かったのですが、実際に会議室フロアに行ってみると空室があるというケースが多々ありました。しかし、予約者の確認に手間がかかり、空室でも使えないという状況が継続。
会議室フロア入口にサイネージ端末を導入したところ、どこの会議室だったかと迷うことがなくなり、部屋前の端末でも再度確認できるため、社員からも好評です。また、社外からのお客様もお通しするフロアとなるため、表示項目にも配慮しています。

参照元：SmartRooms公式HP（https://www.uchida.co.jp/it/case/smartrooms005.html）