会議室予約システムを活用するメリット

会議室予約システムとは、社内の会議室やオープンスペースをオンライン上で予約・管理できるツールです。本記事では、会議室予約システムのメリットを中心に、導入によって解決できる課題や選び方のポイントを解説します。

会議室予約システムのメリット

• 空き状況・利用状況が簡単にわかる
• ダブルブッキングや空予約を防げる
• 稼働状況を把握できる
• 備品の予約・管理もできる

空き状況をリアルタイムで簡単に確認でき、場所探しや調整など「会議と関係のない手間や時間」の削減につながる点がメリットです。
システム上でダブルブッキングや空予約を防ぐため、必要な人が必要な時に会議室を利用できます。

会議室の稼働状況はデータとして把握でき、利用が集中しやすい時間帯を避けて予約することも可能。
なかには備品の予約・管理ができるタイプもあり、会議室の予約と同時にプロジェクターやスクリーン、マイクなども押さえられるため、直前に慌てて備品を探す必要がありません。

会議室予約システムの
デメリット

• コストがかかる（初期費用／月額費用／端末などの機器代金）
• 操作に慣れるまでの教育コストがかかる
• 予約がしやすいためキャンセルが増える可能性がある
• 既存のスケジュール管理ツールがある場合は連携が必要

会議室予約システムが
解決できる課題

空き会議室が一目で分からず、探すだけで時間を失ってしまう課題

空いている会議室が一目で分からない環境では、「どこが使えるのか」を確認するだけで数分のロスが発生します。フロアを歩き回ったり、同僚に確認したりといった確認のための行動は、会議の中身とは関わらない非生産的な時間です。

会議室予約システムのなかにはフロアマップ上で空室を把握できる製品もあるため、探す手間や時間を削減可能。1日の中にある数分のロスタイムが、資料作成やミーティングなど本来の業務に充てられます。

予約状況が共有されにくく、
ダブルブッキングが起こりうる
課題

会議室の予約方法が口頭・メール・スプレッドシートなど統一されていない場合、予約状況が共有されにくいため、社員は最新の情報を把握できません。ダブルブッキングが起こりやすく、各関係者の日程を再調整する手間が発生します。

会議室予約システムでは予約情報が一元管理され、リアルタイムで全社員が閲覧可能。予約の重複はシステム上で自動的に防止されるため、トラブルが起こりにくい仕組みと言えます。

予約はされているのに
実際は使われていない
「空予約」が発生する課題

「空予約」とは、会議室が予約されているにもかかわらず、実際には使われていないというよくある課題です。

利用確認機能がある会議室予約システムでは、入室時にタブレットやスマートフォンでチェックインを行います。一定時間内に操作がない場合は未使用と判断され、予約を自動的にキャンセル。他の人が利用できる状態に戻すため「空予約」が発生しません。

会議室予約システムの
選び方のポイント

自社の会議室の規模と合うか

会議室予約システムは、管理できる部屋や拠点の数が製品ごとに異なります。5室以下の簡易版もあれば、10室以上、複数フロア、海外拠点まで管理できるタイプも存在。

規模が合わない製品を選ぶとコストが超過したり、機能不足で活用しづらかったりするため、自社にフィットする製品を選びましょう。将来的に会議室の増設や事業拡大の予定がある場合は、その点も考慮する必要があります。

必要な機能や仕様があるか

自社に必要な機能が搭載されているかをチェックしましょう。空予約をなくしたいなら、入室処理がない場合に予約を取り消す自動キャンセル機能や、現地で操作するタブレットでのチェックイン機能が必要です。

多機能なほど高額になりやすいため、「あれば便利」ではなく、「これがないと困る」という優先順位をつけて、過不足のない仕様を選びましょう。

初期費用・運用費用は
どのくらいか

料金体系は、基本的に月額従量制と月額固定制の2種類です。
利用人数や会議室数などに応じて費用が決まる従量課金制は、小規模に導入したい企業とマッチ。一方、大企業などで利用規模が大きい場合は、数にかかわらず定額のプランを選ぶことでコストを抑えられます。

また、初期費用や月額費用だけではなく、会議室前に設置するタブレットやスマートフォンといった、専用端末の購入費用も計算に入れましょう。

他システムと連携可能か

社内で既に使っているシステムと連携できるかどうかも、導入前にチェックしましょう。Google カレンダーやMicrosoft 365などのITツールを利用している場合、それらと連携することで二重入力を防げるため効率的です。

来客が多い企業なら受付システムと連携して来訪通知を受け取ったり、スマートロックと連携して予約時間だけ鍵を解錠したりでき、総務や社員の「ひと手間」を減らせます。

会議室予約システムはそれぞれに特徴は異なり、どんな目的で導入するかによって選ぶべきシステムが変わります。そのため当メディアでは代表的な要件別に、わかりやすくおすすめのシステムを解説。自社に合ったシステム選びのヒントにしてください。