スペースマネジメントシステム

コクヨのスペースマネジメントシステムは、運営業務をまとめて管理できる製品です。本記事では、スペースマネジメントシステムの特徴や主な機能、サポート体制について紹介します。

スペースマネジメントシステムの特徴

サービスオフィスの運営を
「一気通貫」で管理

会議室の予約だけでなく、契約前の情報や請求手続きなどサービスオフィス運営に必要な業務を一気通貫で管理できます。

顧客・会員の情報から契約前の商談履歴、問い合わせ対応、施設・会議室の予約管理、利用実績の把握、請求・入金管理まで幅広い機能を搭載。業務内容によって複数のシステムを使い分ける必要がないため、運営フロー全体を1つで効率的に管理できます。

入退館管理はQRコードで省人化

専用リーダーを設置して電気錠と連携することで、QRコードをかざすだけで入退室が可能です。人の出入りのための受付対応や鍵の受け渡しが不要のため、運営の手間を軽減できます。

会員の種類や予約の時間帯に応じた細かい入室制限も設定可能。
「権限のないエリア」や「時間外」の立ち入りを自動で防げるため、有人受付に頼らないセキュアな無人運営を提供します。

施設ごとに機能のカスタマイズが可能

レンタルオフィスやコワーキングスペースなどのサービスオフィス運営では、受付対応の有無、座席・会議室の運用方法、支払い方法など、施設ごとにオペレーションが異なることもあります。

スペースマネジメントシステムでは、各施設の運用方法に合わせて必要な機能をカスタマイズ可能です。運用に合った機能に絞って搭載することで、コストを抑えられます。

スペースマネジメントシステムの導入事例

公式HPに事例がありませんでした。

スペースマネジメントシステムの口コミ

口コミはありませんでした。

スペースマネジメントシステムのサポート

導入から稼働まで担当者が
「伴走」

システムの提供だけでなく、導入から本稼働まで専任の担当者が伴走する点が特徴です。初期設定のサポートはもちろん、現場スタッフへの操作トレーニングなど実務に即した初期導入サポートがあります。
操作方法の他にも、日々の運営で生じる疑問や課題についても相談できるため、ITシステムに詳しくない担当者でも安心です。

導入後はシステムを介した業務の標準化や、複数拠点を展開する際のサポートにも対応しているため、「導入して終わり」にならない仕組みです。

ビジネスの拡大に合わせて
柔軟に支援

導入後の運用方法に合わせて、機能の見直しや調整ができます。
画一的なパッケージ内容ではなく、施設ごとの独自ルールや規模拡大に合わせてシステムを柔軟にスケールアップ可能です。

運営方法が変わってもシステムを使い続けられるため、今後事業の拡大や変更を見込んでいる企業でも活用できます。導入して終わりではなく、運営改善や効率化を継続的に支えるシステムです。

スペースマネジメントシステムの主な機能

会員種別に応じた
マイページ発行

テナントワーカーや会員に対して専用の「マイページ」を発行できます。契約プラン（会員種別）に応じて利用可能なオフィスやサービスをシステム上で制御するため、会員ごとに異なる利用権限や料金に基づいて予約を受けることが可能。

予約内容は一覧で確認できるため、空き状況や利用状況がひと目で把握できます。

決済・外部サイトとの連携

オプション機能としてクレジットカードでの決済と連携できるため、利用料金の支払いをシステム上で完結できます。

また、外部のWebサイトや他の業務システムとの連携も可能です。
施設の空き状況を外部サイトに表示させたり、散らばりがちな問い合わせ情報を一元管理したりできるため、集客から決済までのフローを効率化できます。

請求事務や運営を効率化する
各種機能

会議室や施設の利用状況をもとに、従量課金の料金を自動で集計し、請求書を作成できます。利用時間や回数を手作業で確認・計算する必要がなく、請求ミスや計算漏れを防げる点がメリット。

月極料金と従量課金を組み合わせた料金設定にも対応しており、会員ごとに異なる契約内容でもまとめて管理可能です。
請求業務にかかる時間を減らすことで、安定した運営に集中できます。

他にも、利用者へのメール一括送信やSSL証明書の取得代行などの機能があります。

スペースマネジメントシステムの料金プラン

公式HPに費用掲載がありませんでした。

スペースマネジメントシステムの提供会社情報

会社名	コクヨ株式会社
所在地	大阪府大阪市東成区大今里南6-1-1
サービス公式	https://www.kokuyo-partners.co.jp/spacemanagementsystem/lp/
企業公式	https://www.kokuyo.com/