サイボウズOfficeとの連携

会議室予約システムをサイボウズ Officeと連携することで、会議の予定作成から会議室の確保、変更時の情報共有までをグループウェア上で一連の流れとして扱いやすくなります。
本記事では、連携によって実現できる具体的な運用イメージと、二重予約や調整ミスの防止、管理部門の負担軽減といったメリットを解説します。

サイボウズ Officeと連携するとできること

サイボウズ Officeのスケジュール機能には、会議室や備品を管理する「施設予約」機能が標準で搭載されています。外部システムと連携する場合も、このスケジュール機能をハブとして利用します。

1.スケジュールと施設予約の
同時操作

会議の予定を登録する際、参加メンバーのスケジュールと、会議室や備品などの施設の空き状況を同じ画面で同時に確認できます。また、参加者の予定登録とあわせて、利用したい会議室の予約まで同時に完了します。
これにより、日程調整と会議室確保を別々に行う必要がなくなり、調整作業の手間を一度で削減できます。

さらに、施設予約機能を活用することで、会議室や備品の重複予約を防止可能です。

2.会議前後の
コミュニケーション・情報共有

登録した会議には、会議資料をファイルとして添付可能です。これにより、参加者は事前に資料を確認でき、会議開始前の準備がスムーズになります。
予定のコメント欄を利用して、事前に議題を共有したり、急な欠席連絡を受け付けたり、会議後の議事録を共有したりすることも可能です。

また、訪問・商談の予定と報告書機能を連携させることで、会議の結果を報告書として残しやすくなります。

3.グループウェア機能との連携

スケジュール画面から、不在メンバー宛の「電話メモ」の確認や書き込みを行うことが可能です。
また、スマートフォンやタブレットからも、メンバーの予定と会議室の予約状況をいつでもどこでも確認・登録できます。

サイボウズ Officeと連携する
メリット

1.操作の一貫性と利便性

スタッフが日常的に利用しているスケジュール機能の中で会議室予約を完結できるため、新しいシステムを覚える必要がありません。
また、操作が容易で、予約にかかるストレスや工数を抑えられます。

2. 日程調整の効率化

メンバーと会議室の空き時間を同時に確認し、そのまま予約まで行えるため、電話やメールで個別に確認する手間が減り、日程調整のスピードが向上します。
さらに、リスケジュールやキャンセルもワンアクションで処理できるため、変更対応を含めた調整業務全体の効率化につながります。

3.会議の事前準備・質の向上

予定に資料を添付したり、コメントで事前に議題を共有したりできるため、会議のために別途メールで資料を送る手間がなくなります。
これにより、会議の事前準備が効率化し、会議自体の質の向上の実現も可能です。

4.設備予約の統合

会議室だけでなく、プロジェクター、社用車、お客様対応用の個室など、様々な施設や備品も一元的に管理できます。

サイボウズ Officeと
連携できる会議室予約システム

2026年1月時点、当メディアで掲載している製品の中で、公式HPにサイボウズ Officeとの連携を明記しているすべての製品をまとめました。 （23社調べた内、公式HPにサイボウズ Officeとの連携を明記していた2製品）

BRoomHubs

会議室予約を中心に、備品・社用車・座席・来訪者管理まで、社内リソースを横断的に管理できるクラウド型システムです。

企業によって異なる運用ルールや管理体制にも対応できるよう、複雑な権限設定やルール設定をノーコードで行える仕組みを備えています。
既存の業務フローを大きく変えることなく導入でき、グループ会社間での共同利用や外部システムとの連携にも対応した、柔軟に拡張・運用できる点が特徴です。

SmartRooms

会議室前に設置する専用タブレットやサイネージ（利用状況や案内を表示する画面）と連動し、予約情報だけでなく実際の入退室状況を現地で把握・管理できるシステムです。

既存のグループウェアと連携し、利用者は普段のスケジュール操作のまま利用可能。
専用端末から取得した利用実態をデータとして蓄積・可視化することで、拠点や組織をまたいだ会議室運用の見直しや空間改善につなげられます。