会議室予約システムの初期費用・月額費用相場

会議室予約システムを導入する際に気になるのが「費用」です。本記事では、会議室予約システムの初期費用・月額費用の相場をはじめ、価格差が生まれる理由や、オプションやカスタマイズ費用について解説します。

会議室予約システムの費用相場

会議室予約システムの費用は、管理する会議室数、利用ID数、座席数、必要な機能によって大きく異なります。そのため、単純な平均額ではなく、自社の規模と必要な機能を同じ条件にそろえ、月額総額で比較することが重要です。

• 室数課金：管理する会議室数に応じて料金が決まる
• ID課金：利用者数や登録ユーザー数に応じて料金が決まる
• 定額・プラン制：一定の室数・ID数まで同じ料金で利用できる
• 個別見積もり：座席数、端末数、連携機能、導入支援などを含めて料金が決まる

以下では、社内向けの会議室予約システムを料金体系別に分け、規模ごとの費用と選定条件を比較します。

社内向け会議室予約システムを料金体系別に比較

会議室予約システムの料金は、管理する会議室数で決まるもの、利用者のID数で決まるもの、座席数や機能構成によって決まるものに分かれます。自社の規模だけでなく、料金が何に対して発生するのかを確認することが重要です。

比較するシステムの選定条件

本ページでは、当サイトに掲載しているシステムのうち、次の条件に当てはまるものを比較しています。※2026年10月6日時点で確認できた情報を使用

• 自社の従業員やグループ会社が利用する社内向けシステム
• 会議室、または会議室を含む社内リソースを管理できる
• 公式サイトで料金または料金体系を確認できる

貸し会議室やレンタルスペースなど、外部顧客から予約を受け付けることを主目的としたサービスは比較対象から除外しています。

※料金は原則として月額です。初期費用、端末代、設置費用、連携費用、オプション費用などが別途必要になる場合があります。税込・税別の表記は各社の公式サイトに準じています。

①室数で決まる会議室予約システムの料金比較

比較表の選定条件

公式サイトで会議室数または施設数に応じた具体的な料金を確認でき、特定のグループウェア契約を必須とせず利用できる社内向けシステムを選定しています。Microsoft 365やExchange Onlineなど、特定の環境との連携を前提とするシステムや、具体的な金額が公開されていないシステムは「③その他のシステム」に掲載しています。

規模ごとの料金を比較するため、次の室数で試算しています。

• 小規模：1～9室の場合（9室で試算）
• 中規模：10～29室（20室で試算）
• 大規模：30～99室（50室・80室で試算）
• 大規模・多拠点：100室以上（100室で試算）

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※BRoomHubsとtouch-meeは、公式料金ページに消費税区分の記載がないため、見積もり時にご確認ください。

②ID数で決まる会議室予約システムの料金比較

比較表の選定条件

社内向けシステムのうち、利用ID数、登録ユーザー数または従業員数が料金の算定条件になっているシステムを選定しています。

1ID単位で料金が増えるシステムだけでなく、一定の利用者数まで定額となるシステムも含みます。人数区分は料金を比較しやすくするための独自区分であり、法令上の企業規模区分ではありません。

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※WORK AGILEはID数に応じて料金が増える従量課金です。ラクネコRoomは従業員数別の定額制、Colorkrew Bizは登録ユーザー数に上限があるプラン定額制のため、料金の決まり方が異なります。

③その他の社内向けシステム

比較表の選定条件

社内向けシステムのうち、特定のグループウェアとの連携を前提とするもの、座席数、導入機器、利用機能などで料金が決まるものや、公式サイトで具体的な料金が公開されていないものをまとめています。

料金比較で確認しておきたい注意点

掲載されている月額料金だけでなく、次の費用や利用条件も確認しましょう。

• 初期設定・環境構築・データ移行の費用
• 会議室前タブレット、センサー、サイネージなどの機器代
• Microsoft 365やGoogle Workspaceなどの外部サービス利用料
• SSO、人事データ、APIなどの連携費用
• 複数拠点、権限設定、承認フローなどのオプション料金
• 契約期間、最低利用ID数、最低利用室数

特に大規模・多拠点で導入する場合は、最小構成の料金だけでなく、利用者・会議室・拠点が増えた場合の総額と、必要な運用ルールに対応できるかをあわせて比較することが重要です。

※掲載料金やプランは変更される場合があります。導入前に各社の公式サイトまたは見積もりで最新情報をご確認ください。

料金体系が特徴的な会議室予約システム

料金だけでは比較しにくいシステムについて、料金に含まれる機能や適した導入規模を解説します。具体的な金額は、上記の料金比較表をご確認ください。

BRoomHubs

BRoomHubsの料金体系・向いている企業を見る

BRoomHubsは、施設数を基準とした3つの定額プランを提供しています。利用者数が多くてもユーザー数による従量課金ではないため、多数の従業員が複数拠点の会議室や設備を利用する企業でも、費用を見通しやすい料金体系です。

• 費用とあわせて確認したい機能：複数拠点管理、組織別の予約権限、先行予約、承認フロー、来訪者・備品管理
• 向いている企業：100室前後・多拠点で、部門やグループ会社ごとに異なる予約ルールをまとめて管理したい企業
• 追加確認：会議室前端末や必要なオプションを含めた月額総額

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WORK AGILE

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利用ID数に応じて料金が増える従量課金制で、月契約と年間契約から選べます。座席数ではなく利用者数が料金に影響するため、対象者を限定した導入では費用を調整しやすい仕組みです。

• 費用とあわせて確認したい機能：会議室・座席予約、QRチェックイン、空予約の自動キャンセル、利用率分析
• 向いている企業：会議室とフリーアドレス席を一体で管理し、利用者数を基準に費用を把握したい企業
• 追加確認：全従業員を登録するか、実際の利用者だけを登録するか

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ラクネコRoom

ラクネコRoomの料金体系・向いている企業を見る

ラクネコRoom単体で利用する室数別の料金体系と、受付システム「ラクネコ」とセットで導入する場合の従業員数別プランがあります。導入構成によって比較する料金軸が変わる点に注意が必要です。

• 費用とあわせて確認したい機能：会議室前のiPad表示、カレンダー連携、空予約の自動解放、備品予約
• 向いている企業：会議室管理を単体で導入したい企業、または受付と会議室をまとめて管理したい企業
• 追加確認：31室以上の料金と、受付システムを含む場合の契約条件

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Colorkrew Biz

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一定の登録ユーザー数まで定額となるプラン制で、利用する機能に応じてプランを選びます。会議室予約だけの単価ではなく、座席・備品・受付などを含むオフィス管理全体の費用として比較する必要があります。

• 費用とあわせて確認したい機能：座席・スペース予約、スケジューラー、備品管理、受付
• 向いている企業：会議室だけでなく、オフィス内の複数のリソースを一つのシステムで管理したい企業
• 追加確認：必要な機能を含むプランと、300ユーザーを超える場合の料金

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Nimway

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管理する座席数を基準にした料金体系で、会議室管理はオプションです。センサーやルームパネル、設置工事などを含めると費用が変わるため、ソフトウェア料金だけで判断しないことが重要です。

• 費用とあわせて確認したい機能：センサーによる実利用の把握、座席・会議室予約、カレンダー連携、サイネージ表示
• 向いている企業：会議室単体ではなく、座席を含むオフィス全体の利用状況を可視化したい企業
• 追加確認：会議室管理オプション、センサー、端末、初期設定・設置工事の費用

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ResourceLook

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会議室数の区分によって1室あたりの単価が変わる料金体系です。利用にはExchange Onlineの契約が別途必要なため、ResourceLook単体の料金ではなく、Microsoft 365環境を含めた総額で比較します。

• 費用とあわせて確認したい機能：Outlook・Teams連携、自動キャンセル、備品・社用車管理、利用状況分析
• 向いている企業：Microsoft 365・Outlookを中心に運用し、会議室以外の総務リソースも管理したい企業
• 追加確認：Exchange Online、表示端末、受付管理などを含めた総額

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費用に影響する項目

機能の数と種類

搭載された機能が多岐にわたるほど、費用は高くなります。
もともと料金に含まれている項目は、予約の受付、キャンセルや変更、空き状況の確認といった基本的な機能です。

追加で費用が発生する機能の例としては、GoogleカレンダーやOutlookなどの外部システムとの連携、稼働率のレポート機能、スマートロックと連動した入退室管理機能など。
その他にも、リマインドメールの送信は、送信通数に応じた従量課金やオプション費用がかかることがあります。

規模（部屋数・利用者数・
予約件数）

管理する規模が大きくなるほど費用が高額になります。
利用者数や部屋数に応じた価格設定が一般的です。利用者数であれば、1名ごとに課金されるタイプ、「100名以下」のように一定幅があるタイプなど製品によって異なります。

また、月間で予約できる件数に上限が設けられているプランや、予約件数に応じて費用が変動する従量課金制が採用されているシステムもあります。

システムの種類と開発方法

システムの導入方法によって、初期費用と月額費用に差が出ます。
現在の主流は、クラウド上で提供されるSaaS（サース）やパッケージ型のシステム。インターネット環境と端末が揃っていれば導入しやすいため、初期費用が無料の製品も多いことが特徴です。 月額費用は製品によって異なりますが、数千円で運用できる製品もあります。ただし安価な分、機能は限定されていることが多いため注意が必要です。

一方、開発会社に依頼して独自のシステムを構築する外部委託や、自社開発する場合は初期費用が数十万〜数百万円と高額になります。仕様や機能をカスタマイズできるという点がメリットですが、開発費用に加え、導入後も保守・運用費用が発生する点には注意が必要です。

一般的に
オプション料金となるもの

社内向け会議室予約システムでは、基本的な予約機能とは別に、端末、外部システム連携、高度な権限設定などで追加費用が発生する場合があります。必要な機能を整理し、オプションを含めた総額で比較しましょう。

会議室前端末・センサー

会議室前のタブレットやサイネージ、在室・着座センサーなどは、端末代、ライセンス料、設置・設定費用が別途必要になる場合があります。空予約の自動キャンセルや実利用状況の把握に使う場合は、必要台数も確認しましょう。

SSO・人事／組織マスター連携

Microsoft Entra IDなどを利用したSSOや、人事・組織データとの連携は、オプションまたは個別見積もりになることがあります。異動時のアカウント更新や部門・役職に応じた権限管理まで自動化できるか確認が必要です。

Microsoft 365・Google Workspace連携

カレンダー連携は、対応の有無だけでなく、双方向同期、一方向連携、対象プランによって費用が異なる場合があります。Microsoft 365やGoogle Workspace自体の契約費用が別途必要なケースもあります。

利用分析・データ出力

会議室の稼働率、時間帯別の利用傾向、空予約率などを可視化する分析機能は、上位プランや追加オプションとして提供される場合があります。CSV出力やBIツール連携の可否も確認しましょう。

承認フロー・組織別の予約権限

役員会議室の利用制限、部門ごとの先行予約、一定規模以上の会議に対する承認など、自社独自の予約ルールを設定する機能は追加費用の対象になることがあります。複数拠点・グループ会社で利用する場合は、管理単位も確認が必要です。

個別カスタマイズ・導入支援

既存システムからのデータ移行、API連携、画面や通知の調整、独自ルールの設定、運用設計などは個別見積もりとなる場合があります。初期設定、操作説明、導入後のサポートまで含め、必要な支援範囲を事前に整理しましょう。

会議室予約システムの料金に関するよくある質問

会議室予約システムの料金は、管理する室数、利用ID数、座席数、必要な機能によって大きく異なります。会議室前端末、外部システム連携、権限設定、分析機能などはオプションや個別見積もりになる場合があります。
自社の規模と必要な機能を整理し、初期費用と月額費用を含む総額で比較しましょう。

以下の記事では、会議室予約システムのメリットや選び方、トレンドなどを紹介しています。システム選定に役立つ情報をまとめていますので、あわせてお読みください。