会議室予約システムとは

会議室予約システムは、社内や施設内の会議室を予約・管理できるIT製品です。本記事では、会議室予約システムのメリットに始まり、初期費用・月額費用、選び方、市場規模など導入前に知りたい情報を紹介します。

会議室予約システムを
活用するメリット

会議室の空き状況や利用状況をリアルタイムで簡単に確認できるため、空き部屋を探す時間や調整にかかる手間の削減につながる点がメリットです。
起こりやすいダブルブッキングや空予約はシステム上で防止。必要な人が必要な時に会議室を利用できます。

プロジェクターやマイクなどの備品も予約・管理できる製品もあり、「場所の確保」にとどまらず、業務の効率化に貢献するシステムです。
以下の記事でメリットや解決できる課題などを解説しました。

会議室予約システムの
初期費用・月額費用相場

初期費用が無料～33,000円、月額費用が270円～264,000円と機能や管理規模によって幅があります^※。費用に影響する項目は機能の数・種類、管理する会議室の数や利用者数といった規模の大きさ、導入方法など。
デジタルサイネージとの連携や利用データの分析など、より高度な機能を求める場合にはオプションとして別途費用が発生する可能性があるため注意が必要です。

会議室システムの費用について、以下の記事でより詳しく解説します。

会議室予約システムの選び方

1. 社員にとって使いやすいか
2. 必要な機能が搭載されているか
3. 管理したい会議室の規模と合うか
4. 費用はどれくらいか
5. 他システムと連携できるか
6. クラウド型かオンプレミス型か

システムを選ぶ際は、上記の6点をチェックしましょう。
導入後はマニュアルや説明会を通じてシステムの利便性を社内に浸透させ、運用を改善しながら定着を図ります。

以下の記事で会議室システムの選び方と導入前後のフローを解説しました。

会議室予約システムの
市場規模・トレンド

会議室予約システムの市場規模は拡大傾向にあります。
国内では2022年度に約20億円規模に到達し、2027年度までに年平均22.5%の成長見込み^※1。海外でも2024年時点で15億米ドルの評価があり、2033年には約42億米ドルへ拡大すると推測されています^※2。
ハイブリッドワークの定着やクラウド・AIなどIT技術の進化が成長要因です。

以下の記事で市場規模やトレンドについて解説します。

クラウド型の
会議室予約システムの
メリット・製品一覧

会議室予約システムには、インターネットを通じて利用するクラウド型と、自社サーバーで運用するオンプレミス型があります。

現在主流のクラウド型は、インターネット環境があれば場所を問わず利用が可能。出社と在宅勤務を組み合わせたハイブリッドワーク制の企業に向いています。
オンプレミス型と比べて初期費用が安価な傾向にあるため、導入しやすい点もメリットです。

以下の記事では、クラウド型とオンプレミス型のメリット・デメリット、製品の一覧を紹介します。

会議室予約システムには
どんな機能があるか

予約の管理や空予約の対策、ダブルブッキングの防止、外部ツールとのカレンダー連携など、会議室予約システムには業務効率化のための様々な機能が搭載されています。
多機能であればあるほどコストが高くなるため、自社の規模や運用方法を鑑みて機能や仕様の優先順位をつけましょう。

以下の記事で、会議室予約システムの主な機能を紹介します。

会議室予約システムの
セキュリティ基礎知識

会議室予約システムには氏名や会議内容など業務に関わる情報が集まるため、情報漏えいや不正利用を防ぐセキュリティ対策が欠かせません。

暗号化や多要素認証といった「技術」と、権限管理やルール整備といった「運用」の両面で備えることが安全性の鍵となります。

以下の記事で、導入前に押さえておきたい想定リスクやシステム選定時のチェックポイントを解説します。

会議室予約システムの
運用トラブルとは？

会議室予約システムは導入後に、予期せぬエラーや「社員に使われない」といったシステム運用やハードウェア面のトラブルが発生することがあります。

安定稼働を実現するには、自社の環境に合ったシステム選びと、現場に負担をかけない事前の対策が重要です。

現場で起こりやすいトラブル例と安定運用のためのポイントを解説します。