Microsoft365（office365）で会議室予約システムを自作する

Microsoft365（office365）が提供するサービス「MicrosoftBookings」を活用して、会議室予約システムを自作する方法や手順について紹介。開発手順や予約管理方法、利用者の操作方法などについて、詳しく説明します。

開発方法

Microsoft365では、オンラインで予約管理を行うためのアプリケーションとして「MicrosoftBookings」が提供されています。
Bookingsは他のMicrosoftアプリケーションと連携でき、会議室の予約管理をはじめ、備品の利用予約や予約変更、キャンセル手続きまでを一通りカバーできます。

専門的な開発知識がなくても設定を進められるため、比較的シンプルな会議室予約の仕組みであれば、短期間で構築しやすい点が特徴です。

開発手順

Microsoft365のアプリ一覧から「Bookings」を選択し、「今すぐ始める」をクリックして開始。
必要事項を入力するだけでセットアップを完了させることができます。

初回起動時に「予約予定表を追加」をクリックし、会社名や業種などの必要事項を入力。
「続行」を押してセットアップを完了すれば、ホーム画面で予約件数を確認できるほか、企業情報やスタッフ、サービスを登録することもできます。

予約確認方法（予約管理方法）

Bookings管理画面
（Web管理センター）での確認

Bookings管理者は専用の管理画面から予約状況を包括的に把握することができます。主な機能は以下の通りです。

• カレンダービューで会議室の予約状況を一覧表示
• 各予約の詳細（日時、利用者、目的、参加者など）の確認
• 予約の編集・移動・キャンセル
• 予約ポリシー（予約可能時間・最短/最長時間・リードタイム・バッファー）の設定
• 会議室（サービス）ごとの時間設定
• スタッフ（=会議室の管理者）やリソースの紐付け管理

これらの機能により、管理者が予約状況を俯瞰することができ、重複予約や無効予約が発生していないかの確認、会議室運用ルールに沿った利用状況監視が可能です。

会議室メールボックス
（リソースメールボックス）
での確認

ExchangeOnlineのリソースメールボックスとして会議室が構成されている場合、予約はリソースの予定表にも反映させることができます。
そのため、管理者・運営側は、Outlook/OutlookWebのカレンダービューから予約を確認できるとともに、会議室（リソース）の予定表を直接開き、ブッキング状況を視覚的に把握することも可能です。

予約通知メールによる確認

予約発生時に自動メール通知が送信されるため、管理者は、予約日時や会議室名、予約者情報などの予約状況を通知メール経由でリアルタイムに把握することができます。

利用者の操作方法

1.Bookingsの予約ページに
アクセス

管理者が作成した公開予約ページURLを利用者に共有することで、利用者はブラウザからアクセスできます。
また、Microsoftアカウントでの認証を必須にすることも可能です。

2.利用する会議室（サービス）を選択

会議室A（6名/プロジェクター）・会議室B（10名/TV会議）など、利用者は目的に応じて会議室を選択します。

3.日時選択

利用者は希望日時をクリックして選択することが可能。利用可能な日時だけが表示されるため、空き状況を直感的に確認できます。

4.利用者情報の入力

氏名や部署名、会議目的や参加人数など、利用者情報を入力します。
また、入力項目は管理者側でカスタマイズ可能です。

5.予約完了・通知メール受信

予約完了後、利用者には確認メールが送付され、予約後のキャンセルや変更にも対応できます。また、管理者の設定により、変更/キャンセル可能な期限を制御することが可能です。