SmartRooms

会議室の空予約防止や案内端末とのリアルタイム連携ができるSmartRoomsは、運用効率と快適性を高める会議室予約システムです。

本記事では、SmartRoomsの特徴や導入メリット、サポート体制などについてわかりやすくまとめました。

SmartRoomsの特徴

主要グループウェア連携と
マルチ端末対応で
導入負担を削減

Microsoft 365やGoogle Workspace、サイボウズ製品など、現在利用している主要なグループウェアとリアルタイムに連携し、予約情報と実際の利用状況をあわせて会議室運用を一元的に管理できるシステムです。利用者に新たな会議室予約用の機能や操作を覚えさせる必要はなく、日常業務の流れを変えずに利用できます。

会議室の入口などに設置する端末は、Android / Windows / iOS の各端末に対応しており、専用ハードウェアを新たに用意することなく導入が可能です。既存の端末や環境を活かしながら、 実態に即した会議室運用を実現します。

複数拠点・複数組織を
前提とした会議室運用に対応

全社共通のグループウェアと連携するため、拠点ごとに専用システムを構築する必要はなく、小規模から大規模オフィスまで単一の仕組みで統合管理が可能です。拠点や組織ごとに異なりがちな運用ルールも共通基盤に集約し、全社的なルールの統一を実現します。

また、日本語・英語の両言語に対応しており、国内外の拠点や外資系企業を含む環境でも標準化された管理体制を構築。
分散していた予約状況や利用実態を一元的に可視化し、遠隔地やグループ会社を含めた全体の状況把握を容易にします。

SmartRoomsの導入事例

会議室・共用設備の利用を
最適化し、生産性が向上

• 導入業界：精密機器
• 導入規模：記載なし

導入背景：会議室・設備の使われ方が見えず運用の最適化が困難に

オリンパスでは、本社統合移転と働き方改革を進める中で、会議室運用の非効率さが大きな課題となっていました。
会議室は予約されていても実際には使われないケースが多く、空いている部屋を探すために社員が時間を費やす状況が発生。特にR&D部門では、会議室の検索や予約、会議前の準備といった業務に多くの時間が割かれ、エンジニアが本来注力すべき業務に集中しづらい状態となっていました。

そこで、実際の利用状況に即した無駄のない会議室運用を実現するため、SmartRoomsの導入に至っています。

導入成果：利用状況の見える化
による業務効率化と生産性向上

会議室の予約状況と実際の利用状況が連動し、入室がない場合には自動的に予約がキャンセルされる仕組みが整いました。無駄な予約が削減され、空き会議室をすぐに利用できる環境が実現しています。

社員からは会議室を探す手間が減り、業務に集中できるようになったとの声も。
会議室の利用データを活用することで、今後のレイアウトや運用改善にもつなげています。

会議室予約・会議招集の効率化と会議室不足の改善

• 導入業界：食品
• 導入規模：記載なし

導入背景：会議室予約と会議招集が分断された運用

味の素では、働き方改革の推進に伴い、老朽化した会議室予約システムの見直しが課題となっていました。

会議室予約と会議招集を別々に行う必要があり、担当者の手間が増加。時間や会議室の場所を誤って連絡してしまうケースも発生。
予約が入っているにもかかわらず使用されない会議室も多く、空室かどうかが分からないことが会議室不足の一因です。

導入成果：予約・招集の一元化
による会議室活用の最適化

SmartRoomsの導入によって、グループウェアと連携した会議室予約と会議招集を一度の操作で行えるようになりました。予約や招集にかかっていた手作業が減り、会議情報の伝達ミスも起こりにくくなっています。

部屋前端末では会議室の利用状況をその場で確認でき、空いている会議室を無駄なく活用できるようになりました。
会議終了前のアラーム機能も浸透し、会議時間の意識改革が進んだことで、残業時間の抑制にも効果を発揮しています。

SmartRoomsの口コミ

入室操作が簡単で
使い勝手が良い

優れている点・好きな機能
・端末の使用方法が簡易(入室ボタンを押すのみ)のため導入から利用開始までがスムーズに行えるところ
・予約がない会議室を端末から入室ボタンを押せばスケジューラーシステムにも利用状況が連携されるところ

Outlook連携で
会議室管理が快適

自身のアウトルックスケジュールと連動して、会議室の空き状況の確認、予約がかんたんにできる。来客者が来て入室した、退室したなども、一元的に管理することができ、よい。

SmartRoomsのサポート体制

導入・運用支援に加え、
課題を解決に導く
「診断サービス」も完備

導入から運用、改善までを一貫して支援する体制を整えています。導入時にはエンジニアがシステム連携や初期設定をサポートし、スムーズな立ち上げを支援。運用開始後は、Webサポートや標準レポート機能を活用し、日常業務は自社で無理なく対応できます。

会議室不足などの課題が生じた場合には、利用データを専門家が分析し、運用改善の具体策を提案する診断サービスも利用可能です。

SmartRoomsの主な機能

自動キャンセル機能で
未使用予約を防止

会議室入口に設置した端末から、予約状況の確認や利用開始・終了の操作が行えます。
予約時間を過ぎても入室操作が行われない場合、あらかじめ設定した時間経過後に予約を自動で取り消す機能を搭載。予約情報と実際の入室状況を連動させることで、未使用の予約を自動的に解消できる仕組みです。

グループウェアと連動した
予約・表示機能

Microsoft 365やサイボウズなどのグループウェアと連動し、スケジュール上の会議室予約内容を部屋前端末に表示します。PCから行った予約や変更内容は即時に反映され、端末上で予約状況の確認が可能。部屋前端末からの利用開始、延長、終了の操作にも対応しています。

利用状況の確認と通知機能

管理画面では、会議室ごとの利用状況や稼働データをグラフで確認可能です。会議終了前に音声で通知する終了アラーム機能も搭載し、予約時間に基づいた会議運用を支援。表示言語は日本語・英語の切り替えに対応しています。

他にも、今すぐ利用機能、集中端末表示、サイネージ表示、会議室利用状況診断サービスなどの機能があります。

SmartRoomsの料金プラン

　

公式HPに費用掲載がありませんでした。

SmartRoomsの提供会社情報

　　　

会社名	株式会社内田洋行
所在地	東京都中央区新川2-4-7
サービス公式	https://www.uchida.co.jp/it/products/smartrooms/
企業公式	https://www.uchida.co.jp/