iMeeting®-R

会議室の空予約を防ぎ、実利用データに基づいて稼働率と運用効率を高められる大規模向け会議室予約システムです。

本記事では、iMeeting®-Rの特徴や導入メリット、サポート体制などについてわかりやすくまとめました。

iMeeting®-Rの特徴

実利用に即した管理で
会議室稼働率を向上

拠点や利用者が多い大規模企業では、空予約の発生が会議室不足を招きがちです。
iMeeting®-Rは、会議室前のiPad端末による入退室管理と自動キャンセル機能を組み合わせ、予約されていても実際に利用されなければ自動で解放します。会議の早期終了時も退出操作で即時解放が可能です。

さらに、仮予約が本予約に切り替わらない場合は自動で消滅するため、承認待ちや検討段階の予約が残り続けることを防止。人数や拠点が増えても、実利用に基づいた管理で会議室稼働率を安定的に高めます。

細かな権限設計で
大規模組織に適した運用を実現

システム全体の管理と会議室運営に関する操作を切り分け、総務部や各拠点、部署の担当者ごとに必要な操作権限を設定できます。

会議室の追加・変更やレイアウト管理、利用状況の確認などを現場で対応できるため、管理部門への依頼や調整の手間を削減。
部署単位での代理予約や、仮予約から本予約への承認フローにも対応し、組織の運用ルールに合わせた柔軟で統制のとれた管理を可能にします。

iMeeting®-Rの導入事例

iMeeting®-Rで実現する
NTTデータの会議室課題解消と
生産性向上

• 導入業界：システムインテグレーション
• 導入規模：記載なし

導入背景：深刻な会議室不足と
非効率な稼働状況の改善へ

慢性的に会議室が不足しているという不満がある一方で、実際には予約されていながら利用されていない会議室や、会議終了後に再活用されないケースが多く、稼働率の低さが課題となっていました。
しかし、フロア拡張や増築には限界があるため、抜本的な解決策が必要に。約700室を一元管理でき、コストや操作性、既存システムとの連携にも対応した大規模向け予約システムの導入が求められていました。

導入成果：稼働状況の可視化が
生んだ業務効率と高い投資効果

iMeeting®-Rの導入で会議室の稼働状況が可視化され、運用の見直しが可能となりました。会議室の稼働率は約30%向上し、増築を行うことなく会議室不足の解消を実現しています。

さらに、予約操作の簡略化により1件あたりの操作時間が約10秒短縮され、全社規模での業務効率化にもつながりました。Outlookとの連携やスマートフォン対応により利便性も高まり、利用データを活用した継続的な改善が進められています。

空予約を削減し、
実稼働率を高めた
会議室運用改革

• 導入業界：エネルギー、産業技術
• 導入規模：記載なし

導入背景：予約運用の歪みが
招いていた会議室不足

対外的な打合せや会議が多く、会議室の確保は業務を進めるうえで欠かせないものでした。日程調整の段階では複数の候補日時や会議室を予約する運用が定着していましたが、会議日程確定後も不要となった予約がキャンセルされないケースが多く発生。

実際には使われていない会議室が増え、システム上は常に満室の状態となり、会議の先送りや外部会議室の利用を余儀なくされる状況が課題となっていました。

導入成果：空予約を抑制し
正確な利用状況を把握できる環境へ

iMeeting®-Rの導入により、仮予約やリマインド、自動キャンセル機能を通じて空予約が大幅に減少しました。
入室操作によって実際の利用状況を正確に把握できるようになり、管理者による確認作業も不要に。
シンプルな操作性により利用も定着し、施錠管理の廃止など運用負担の軽減と会議室利便性の向上を実現しています。

iMeeting®-Rの口コミ

効率的に会議室を活用できて
導入もスムーズ

会議室の効率的な利用が実現できた、会議開始15分以内に会議開始をタップしないと自動的に会議のキャンセル、メールでの開始案内、未利用の状況把握等により有効に会議室を利用できた。 また、クラウド利用のため導入までの手間も少なく、早期導入が可能

iMeeting®-Rのサポート

電話とメールで
安心の保守サポート

利用中の疑問やトラブルに対応するため、電話とメールによる保守サポートを提供。

サポート窓口は平日9:00～17:00の受付時間で利用でき、会議室予約や入退室管理の運用中に発生する不明点にも迅速に対応可能です。
クラウド型システムのためサーバー管理の負担もなく、必要なときに相談できる環境が整っている点が安心につながります。

iMeeting®-Rの主な機能

簡易操作による予約・利用と
自動キャンセル機能

ホーム画面から目的や人数を入力するだけの簡単操作で、会議室予約が可能です。
会議室前のタブレットで入退室や延長操作ができ、予約時間に入室がない場合は自動キャンセル。

また、一定期間後に本予約かキャンセルかを決定できる「仮予約機能」も備えています。

グループウェアを選ばない
柔軟な連携機能

特定のグループウェアに依存しない独立型システムですが、ICSファイル（カレンダー登録用ファイル）を利用することで様々なツールと連携可能です。

予約完了時に自動送信されるメールから、参加者への招待や個人のスケジュールへの反映がスムーズに行え、リソース登録の手間なく関連会社とも共通利用ができます。

緻密な権限管理と
ログ活用による運用改善

複数拠点の会議室を一元管理しつつ、拠点や部署ごとに細かな管理権限の委譲が可能です。
また、利用実績や空予約の有無などの詳細なログデータを取得・分析することで、会議室の増減床やレイアウト変更の検討、課金管理などに役立てられます。

他にも、受付システム連携、ドリンクオーダー・課金管理、CSV一括予約、AD/SAML認証、テンプレート保存などの機能があります。

iMeeting®-Rの料金プラン

　

公式HPに費用掲載がありませんでした。

iMeeting®-Rの提供会社情報

　　　

会社名	NTTデータルウィーブ株式会社
所在地	東京都千代田区大手町1-5-1 大手町ファーストスクエア イーストタワー16F
サービス公式	https://imeeting.nttdata-luweave.com/
企業公式	https://www.nttdata-luweave.com/