会議室予約システムで海外拠点管理するときのポイント

会議室予約システムで海外拠点管理する際、どのようなことがポイントとなるのかについて解説。また、海外拠点管理に対応しているベンダーの会議室予約システム、およびその特徴について紹介します。

海外拠点管理するには

まず、システム選定においては、SmartRoomsのように海外展開実績のあるクラウド型を選択することが重要です。
実績のあるクラウド型のシステムは、英語モード・タイムゾーン設定で現地運用を前提化していることがほとんどです。

海外拠点管理に求められる機能

拠点登録と同期

全拠点の会議室を一元ダッシュボードに登録、Microsoft 365/Outlook連携で予約を自動同期することにおり、ダブルブッキングを防止できます。​

権限・運用設定

各国拠点にローカル管理者を割り当て、閲覧/編集権限を細かく制御。自動キャンセルや入室確認を統一ルールで適用します。

端末・デバイス展開

ローカル調達可能なタブレット/サイネージを設置、QR解錠やセンサー連携により、現地セキュリティを確保します。​

分析・適正化

利用ログをCSV出力して、拠点横断の稼働率分析を実施します。また、低利用室の再配置をデータ駆動で推進することができます。

海外拠点管理対応の
会議室予約システム一覧

2026年1月時点、当メディアで掲載している製品の中で、公式HPに海外拠点管理機能があると明記しているすべての製品をまとめました。 (23社調べた内、公式HPに海外拠点管理機能についての記載があった2製品）

SmartRooms

引用元：内田洋行公式HP
https://www.uchida.co.jp/it/products/smartrooms/

クラウド型で会議室情報を一元管理でき、海外拠点を含む複数拠点の運用を統合しやすい点が特長です。
Microsoft365など、グローバルに利用されているグループウェアと連携することで、拠点ごとのタイムゾーンを考慮した予約管理に対応します。
さらに、利用状況データを本社側で可視化・分析できるため、海外拠点を含めた会議室運用の標準化と効率化を支援します。

SmartRoomsについて
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みえるーむ

引用元：みえるーむ公式HP
https://ai-metaroom.com/

クラウド型の会議室予約システムとして、海外拠点を含む複数拠点の会議室を一元管理。インターネット環境があれば場所を問わず利用でき、本社から海外拠点の会議室状況をリアルタイムで把握することが可能です。
また、言語やITリテラシーの差がある環境でも導入しやすく、予約の重複や運用ルールのばらつきを抑制します。

みえるーむについて
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