会議室の利用率を上げるには

会議室の利用率低下の主な原因や、改善するためのポイントを紹介。さらに、会議室予約システムの機能を活用すれば利用率改善につながることについても詳しく説明します。

会議室の利用率を低下させる
原因

会議室数・サイズが
現状に合っていない

従業員数や会議の種類・人数に対して会議室の数・サイズが適切でないと、利用機会と実際の需要がずれ、利用効率が低下。
特に、大きな部屋が空いている一方で小規模会議用スペースが不足するなどミスマッチが多く発生しています。

無駄な会議が多い

本質的な目的が不明瞭・不要な会議が開かれると実際の利用ニーズが適切に反映されず、会議室が非効率に使われてしまうことがあります。

予定時間通りに
会議が終わらない

予約時間が無断で延長される、予想より早く終了しても予約が解除されないなど、予定と実際の利用時間とのずれが蓄積し、次の利用機会を阻害します。

空予約（未利用予約）が多い

予約はあるが実際には利用されない「空予約」が多いと、カレンダー上は埋まって見えても実際の利用率は低くなる傾向に。また、空予約には、出社しない社員が予約したままにするケースも含まれます。

仮予約が頻発する

日程調整のために複数の候補日時で会議室を押さえる「仮予約」が多いと、直前まで会議室が解放されず、他の本利用希望者の機会を奪うことになります。

会議や利用ルールが
整備・遵守されていない

予約・利用ルールが不明確または周知されていないと、延長や空予約、ルール違反が常態化し、運用全体の効率と利用率を下げる原因となります。

会議室の利用率を改善するためには

1.予約管理の精度を向上させる

空予約や無断延長を防止する予約管理システムの導入により、実際に会議室が使われている時間を正確に反映させ、利用率を高めます。システムによる自動キャンセルや延長防止機能は空予約の削減に有効です。

2.会議ルール・利用ルールの
策定と浸透

会議や会議室の利用ルールを策定し、社内で共有・遵守を促します。これにより、無駄な長時間予約や過度な仮押さえを減らし、空き時間の有効活用につなげることが可能です。

3.適切な会議室数・サイズ配分

従業員数や会議の実態に応じて会議室数やサイズを見直すことで、需要に合ったスペース配分を実現し、使い勝手を改善します。

4.不要な会議の削減

本質的に対面の必要がない会議はオンラインやチャット・社内wikiで代替し、会議室需要そのものを適正化します。

5.会議時間の適正化

会議を予定時間通りに終える、早めに終了した場合に予約を解除する仕組みや意識づけにより、利用時間のムダを減らします。

利用率改善に役立つ
会議室予約システムの機能　

自動キャンセル機能

予約時間になっても利用されない会議室を自動でキャンセルし、他の人が使えるようにする機能です。
例えば、予定より早く会議が終わった場合に、システムが空室として開放し、すぐに次の利用者に提供できるため、会議室利用率の向上につなげることが可能です。

会議室予約システムの自動キャンセル
について
詳しく見る

会議終了前のリマインド
（アラート）

終了時間前に利用者に通知することにより、会議の無断延長や残業を防ぎ、次の会議へのスムーズな移行を促すことができます。

リアルタイムの空き状況表示

PCやスマホから一目で空き状況がわかり、すぐに予約できるため、空き部屋を探す手間がなくなります。

利用状況のデータ分析・可視化

どの会議室がいつよく使われているか、利用率が低い時間帯はいつかなどをデータで把握し分析することにより、会議室の配置見直しや運用改善に役立てることが可能です。