予約ルームズ

予約ルームズは、異なるグループウェア環境でもダブルブッキングを防ぎ、会議室利用の効率化と運用自動化を実現できる会議室予約システムです。

本記事では、予約ルームズの特徴や導入メリット、サポート体制についてまとめています。

予約ルームズの特徴

使い慣れたカレンダー上で
予約から運用改善まで
完結できる

Google WorkspaceやMicrosoft 365、Garoonといったグループウェアとカレンダー情報をリアルタイムに同期します。
参加者の予定や会議室の空き状況、変更通知がすべて既存カレンダー上で連動するため、スケジュール調整に伴うミスや二重管理の手間を削減。予約内容が自動で反映される仕組みにより、個別の予定共有といった付随業務の効率化を図れるのが特徴です。

普段使い慣れたツール上で全ての管理が完結するため、新たな習得負担を抑えたスムーズな運用が可能となります。

システムが混在する環境でも
安定した会議室管理を
実現できる

部署やグループ会社ごとにGoogleとOutlookが混在する環境でも、マルチテナント機能によって予約情報を一つのシステムに集約できます。異なるグループウェア間の空き状況を予約ルームズが常時同期するため、手動での確認を介さず重複予約を自動で防止することが可能です。
管理負荷を抑えながら、組織の垣根を越えた施設利用の適正化を推進します。

蓄積された利用データは、数値に基づいたコスト削減やオフィス戦略検討時の判断材料となります。

予約ルームズの導入事例

複数グループ会社の
会議室管理を一本化

• 導入業界：物流
• 導入規模：記載なし

導入背景：
拠点集約で生じた予約管理の分断

物流を主軸とするSBSホールディングスでは、分散していた12のグループ会社・約1,500人規模の本社機能を1拠点に集約する本社移転を実施しました。しかし、各グループ会社で利用しているグループウェアが異なり（Garoon、Microsoft 365 など）、同一拠点内で共通の会議室を利用するにも、すべての従業員が公平に予約できないという課題が発生。

さらに、移転までの猶予期間が限られていたことから、グループウェアの統一と同時に、短期間で全従業員が利用可能な会議室予約の仕組みを構築する必要がありました。

導入成果：
テナントを超えた会議室予約を実現

予約ルームズのマルチテナント機能を活用することで、異なるグループウェアを利用する従業員同士でも、共通の会議室をスムーズに予約できる環境を実現しました。親会社の従業員はOutlookから、テナントの異なるグループ会社の従業員は予約ルームズ経由で予約することで、拠点内すべての会議室を同一基準で利用可能になっています。

また、会議室の利用状況が一目で分かる表示により稼働率が向上し、拠点集約後の業務効率化とグループ会社間のコミュニケーション活性化に大きく貢献しています。

Outlook管理で多発していた
空予約を解消

• 導入業界：物流、エネルギー
• 導入規模：記載なし

導入背景：Outlook管理による
空予約・無断延長の多発

会議室はOutlookで管理していたものの、予約されているはずの部屋が実際には使われていない「空予約」や、無断延長が多発していました。
また、予約状況や空き状況を視覚的に把握しづらく、部屋の間違いや利用効率の低下といった運用上の混乱も発生。

会議室をより有効活用するため、予約状況を正確に管理し、利用実態を可視化できる仕組みが求められていました。

導入成果：フロアマップによる
可視化で会議室稼働率を向上

予約ルームズの導入により、空予約の自動キャンセルや無断延長の抑止が可能となり、会議室の利用効率が大きく改善しました。

フロアマップや会議室前端末によって空き状況を一目で確認できるようになり、突発的な打ち合わせでも適切な会議室をスムーズに確保。
予約状況の可視化と時間管理の徹底により、会議室の稼働率向上と運用の安定化を実現しています。

予約ルームズの口コミ

操作性と導入しやすさが魅力

・iPadの画面表示で誰が何の会議を予約しているかが見える
・GoogleAppsとの連携が即時可能
・空いているときに即入室ができるのでシームレスに部屋が有効に利用ができる
・料金設定が部屋単位の課金なので利用人数が多い時は非常に助かる
・csvでメールと名前を登録すれば、氏名を表示できる（定期的にメンテは必要）

直感的に使えて
Microsoft 365連携も便利

優れている点・好きな機能
・会議室の予約が一元管理でき、ダブルブッキングを防止できる
・空き状況がリアルタイムで確認でき、予約調整がスムーズに行える
・操作がシンプルで、PC・スマホ問わず誰でもすぐに使いこなせる
・Googleカレンダーとの連携で予定の共有が可能。

予約ルームズのサポート

サポート体制に関する情報の掲載がありませんでした。

予約ルームズの主な機能

会議室の利用効率を高める
予約・管理機能

スマートフォンやPCからのWeb予約に加え、会議室前の端末を用いたQRコードやNFCによるスムーズな入退室、その場での即予約が可能です。

空予約の自動キャンセルや終了前のカウントダウン、無断延長アラートによって会議室の回転率を上げ、利用マナーの改善と管理の自動化を同時に実現します。

グループウェアや
異種カレンダーとの柔軟な連携

Google Workspace、Microsoft 365、サイボウズGaroonとのリアルタイム連携に対応しています。

また、マルチテナント機能で、異なるグループウェアを使用している企業間でもダブルブッキングを回避。受付システムからの来客通知機能も備え、スムーズな会議開始を支援します。

データ分析による改善と
管理業務の効率化

会議室の稼働率や「空予約」の頻度を自動で分析・グラフ化し、改善ポイントを一目で把握できます。

その他、オフィスのレイアウトに合わせて空き状況を確認できるフロアマップ機能や、サイネージモード、利用履歴のダウンロードなど、総務や管理部門の業務負担を軽減する多彩な機能を搭載しています。

他にも、条件付き検索、独自サブドメイン設定、会議のリマインドメールなどの機能があります。

予約ルームズの料金プラン

　

公式HPに費用掲載がありませんでした

予約ルームズの提供会社情報

　　　

会社名	株式会社RECEPTIONIST
所在地	東京都目黒区青葉台3-6-28 住友不動産青葉台タワー8F
サービス公式	https://rooms.receptionist.jp/
企業公式	https://receptionist.co.jp/