Microsoft365（office365）との連携

会議室予約システムとMicrosoft365（office365）との連携により、会議室予約システム単独導入よりも、どのようなメリット、業務効率化などが図られるかについて詳しく解説します。

Microsoft365（office365）と連携するとできること

1.スケジュール・予定の
自動連携と一元管理

予約システムで会議室を予約すると、担当者や参加者のOutlookカレンダーに会議の予定が自動で登録されます。また、会議室情報と連携すれば、予約時に会議室のリアルタイムの空き状況を確認することが可能です。

2.MicrosoftTeamsとの連携

予約時にMicrosoftTeamsの会議URLが自動で生成され、参加者に送信されます。これにより、リモートワークやオンライン会議の準備の簡素化を図ることができます。
また、システムによっては、MicrosoftTeams内のアプリとして予約機能を利用でき、予約から会議の実施までを一元管理することも可能です。

3.会議室の利用効率化

会議室の前に設置されたタブレット端末などと連携することで、その場で予約状況の確認、予約・開始・延長・終了といった操作ができます。また、予約を自動キャンセルする機能が利用できるため、会議室の空予約を減らすことが可能に。
さらに、終了時刻が近づいた際のアラーム通知により、会議室の入れ替えがスムーズになります。

4.利用状況の分析・改善

会議室の予約記録や入退室のログデータを取得することで、会議室の利用傾向を分析できます。これにより、会議室の増設や配置の見直しなど、運用改善につなげることが可能です。

5.その他の連携

来客時の受付システムと連携することで、来訪者を会議室へスムーズに案内する通知機能などが利用できるように。これにより、予約の手間の削減、会議室の利用効率の向上が図られるほか、ペーパーレス化も促進されます。

Microsoft365と連携する
メリット

会議室予約システムをMicrosoft365と連携させる大きなメリットとして、「会議室予約」と「日々のスケジュール管理」を統合・自動化できる点が挙げられます。

1.スケジュール調整・予約の
手間を大幅に削減

Outlookカレンダーの会議室リソース（設備）情報と連携するため、リアルタイムの空き状況を把握でき、重複予約（ダブルブッキング）を確実に防ぐことができます。また、利用者は普段使い慣れたOutlookカレンダーから、会議参加者のスケジュール調整と同時に会議室の予約も完了できるため、二重管理の手間を省くことが可能です。

参加者全員と会議室の空き状況をシステムが確認し、適切な会議時間を自動で提案してくれるため、調整にかかる時間を大幅に短縮。さらに、すべてのプロセスがシステム内で完結するため、ペーパーレス化の促進、コスト削減と業務効率化につながります。

2.会議環境のシームレスな統合

予約時にMicrosoftTeamsの会議URLが自動で生成され、招待メールに添付されます。これにより、オンライン会議の準備が極めてスムーズになります。
また、MicrosoftTeamsのアプリ内から会議室の予約や管理もできるため、業務に必要なツールを移動することなく利用可能です。

3.会議室の稼働率向上と
無駄の削減

会議開始時刻になってもチェックイン操作がない場合、予約を自動的にキャンセルして会議室を解放できます。これにより、予約したまま誰も使わない「空予約」を防止し、稼働率が向上します。
また、予約や利用開始・終了のログを自動で記録。このログデータを分析することで、「どの時間帯の需要が高いか」「キャンセルが多いのはどの会議室か」といった利用傾向を正確に把握でき、会議室の配置やルールの見直しなどの運用改善に役立ちます。

Microsoft365と
連携できる会議室予約システム

2026年1月時点、当メディアで掲載している製品の中で、公式HPにMicrosoft365との連携を明記しているすべての製品をまとめました。（23社調べた内、公式HPにMicrosoft365との連携を明記していた12製品）

WORK AGILE

会議室や座席予約を軸に、フリーアドレスやハイブリッドワーク環境の利用状況を管理できるワークスペース管理システムです。

予約機能に加えて実際の利用データを自動で蓄積・可視化できるため、日常のオフィス運用から稼働率分析、レイアウト改善まで対応可能。シンプルな操作性と分析機能を両立した実務向けです。

予約ルームズ

GoogleカレンダーやOutlookなどのカレンダーと一体で運用でき、グループウェアが混在する環境でも会議室予約を一元管理できるクラウド型システムです。

普段使っているカレンダーからそのまま操作できるため、予約のために別ツールを開く必要がありません。
空予約の防止や稼働率の分析も自動化され、複雑になりがちな会議室運用を現場のカレンダー運用に合わせてシンプルに整理することができます。

ラクネコRoom

入退室管理や空予約防止をシンプルに実現する実務向けの会議室予約システムです。

GoogleカレンダーやOutlookと連携し、普段の予定登録の流れで予約が完結。
会議室前の端末操作と連動して入退室や利用状況を管理し、備品発注などの関連業務もまとめて効率化します。

Biz Room

Microsoft 365とのリアルタイム連携を軸に、会議室予約と実際の利用状況を一体で管理できる企業向け会議室予約システムです。

会議室前端末と連動し、入退室の有無をもとに空予約を自動で解放。
利用ログを可視化することで、人手による調整や確認を減らせます。

SmartRooms

会議室前に設置する専用タブレットやサイネージ（利用状況や案内を表示する画面）と連動し、予約情報だけでなく実際の入退室状況を現地で把握・管理できるシステムです。

既存のグループウェアと連携し、利用者は普段のスケジュール操作のまま利用可能。
専用端末から取得した利用実態をデータとして蓄積・可視化することで、拠点や組織をまたいだ会議室運用の見直しや空間改善につなげられます。

Colorkrew Biz

会議室や座席、備品、ロッカーなど、オフィス内の様々なリソースをまとめて管理できるシステムです。

フリーアドレスやハイブリッドワークにも対応し、利用状況を可視化しながら全社共通のルールで運用可能。
日々の予約・管理業務から、オフィス全体の使い方を見直す改善までを一貫して支えます。

Nimway

会議室や座席の予約とあわせて、センサーによって実際の利用状況を自動で把握できるスマートオフィスソリューションです。

人の操作に頼らず、空予約の解消や稼働状況の可視化が可能。
カレンダー連携やサイネージ表示により、現場での使いやすさを損なわずに運用できます。

Desk Mosaic

座席管理を軸に、会議室や共有スペースの予約・利用状況をまとめて管理できるオフィス運用向けのシステムです。
出社管理やフリーアドレス運用に必要な機能を中心に構成されています。

チェックイン情報をもとに実際の利用状況を可視化し、空予約を防止。
既存のカレンダーや認証基盤と連携できるため、日常業務の流れを変えずに導入できます。

iMeeting-R

入退室管理や自動キャンセル、ログ分析によって実利用に基づく運用改善を実現する大規模向け会議室予約システムです。

細かな権限設定や予約確定前の確認・承認にも対応し、多拠点・多数利用者環境でも統制の取れた運用が可能。
会議室の空予約を防ぎ、実利用データに基づき稼働率と運用効率を高められる点が特徴です。

touch-mee

会議室前でのチェックイン有無をもとに、実利用に即した予約管理を行うクラウド型の会議室予約システムです。

会議室入口にスマートフォンをかざして利用開始を記録できるシーの設置のみで導入でき、専用端末や工事は不要。
未使用予約を自動で解放することで、空予約の抑制と稼働率向上を図ります。

ResourceLook

来客対応や備品・社用車管理まで管理できる統合型のリソース管理システムです。
Microsoft 365（Outlook・Teams）と連携し、普段の業務フローを変えずに利用可能。

自動キャンセル機能で空予約を防止し、受付管理やレポート機能によりオフィス全体の運用効率を高めます。
会議室管理にとどまらず、総務業務の適正化を支援する点が特徴です。

ROOMLEAD

会議室予約に特化したシンプル設計のクラウド型システムです。アプリや専用端末を必要とせず、ブラウザからスマートフォン・PCで予約や入退室、延長の操作を行えます。

料金は会議室数に応じた体系のため、利用者数の増減や組織規模の拡大を気にせず導入・運用が可能。
複雑な備品管理などは行わず、会議室運用の効率化に絞って使える点が特徴です。