GASで会議室予約システムを自作する

Google Apps Script（GAS）を使えば、Googleフォームやスプレッドシートと連携しながら、会議室予約システムをWebアプリとして構築できます。本ページでは、GASによる会議室予約システムの作成方法を中心に、開発の流れや設定手順、利用者側の操作イメージ、運用時に注意すべきポイントまでを整理して解説します。

開発方法

GASを使った予約システムの予約入力にはGoogleフォームを利用し、フォーム送信によって予約申請を受け付けます。また、予約データの管理にはGoogleスプレッドシートを使い、予約内容を自動記録・一覧化。
予約画面はHTML/CSS/JavaScript（Bootstrapなど）で構築し、フォーム送信や空き状況の取得処理をGASで受け持つ構成。
これにより、ブラウザで動作するWebアプリとして予約システムを提供することができます。

開発手順

まず、予約情報を記録/管理するためのスプレッドシートを作成。会議室名、利用日、開始時刻/終了時刻、予約者名、連絡先など必要な列を定義します。

次に、利用者が予約を申請するためのGoogleフォームを作成します。フォーム項目に、会議室選択、利用日、開始/終了時刻、名前、メールアドレスなどを設定。これが予約申請のフロントエンドとなります。

スプレッドシートの「拡張機能」→「AppsScript」から新しいGASプロジェクトを開始。
次に、フォーム送信をトリガーとするスクリプトを記述し、以下の処理を実装します。

1. フォームから送信された予約内容の受け取り
2. 空き状況のチェック（既存のGoogleカレンダー予定と照合し、重複がないか確認）
3. 問題なければ、予約情報をスプレッドシートに追記
4. 同時に対象の会議室用Googleカレンダーに予定を登録
5. 予約者および管理者にメールで通知（確認メール/通知メール）

予約用フォームを独自HTML/CSSで作成（またはGoogleフォームをラップする形でも可）します。
フロントエンドからバックエンド（GAS）への呼び出しには“google.script.run”などを使うことで、予約可否チェックや空き時間取得などを動的に行う構成も可能です。

会議室情報（名前、カレンダーID、公開URLなど）をスプレッドシート上に設定。これにより、複数会議室の管理が可能となります。
営業時間、予約可能時間帯、最短時間/時間単位などの設定を、スクリプト上の定数（グローバル変数）で管理可能にしておくことで、より柔軟な運用が実現します。

フォーム送信・重複予約防止・カレンダー連携・メール通知など、主要機能の動作確認。問題がなければ、GASの「デプロイ」機能でWebアプリとして公開。
必要に応じてアクセス制限（Googleアカウント認証など）を設定します。

予約確認方法（予約管理方法）

1.スプレッドシートによる
予約管理

すべての予約がスプレッドシートに記録されるため、管理者は一覧の閲覧、フィルター/並び替えで検索が可能に。複数会議室、日時、利用者別などでの抽出も可能です。

2.Googleカレンダーによる
可視化

会議室ごとにGoogleカレンダーを設定し、そこに予約を登録することで、カレンダービューで空き状況や予約状況を直感的に把握できます。これは、空き時間の確認やダブルブッキング防止にも有効です。

3.メール通知による確認

予約時や、変更・キャンセルなどがあった際に、自動でメール通知を送る設定が可能。これにより、管理者および予約者それぞれが状況を把握することができます。

利用者の操作方法

1.予約ページにアクセス

Webブラウザで予約システムのURL（GASで公開したWebアプリ）にアクセス。

2.会議室を選択

会議室ごとに設定されたカレンダー情報に基づき、プルダウンなどで、予約したい会議室を選びます。

3.利用日および開始/終了時間を入力/選択

利用希望日と開始時刻、終了時刻を指定。システム側で空き時間チェックが入り、重複がなければ選択肢として表示。既に予約が入っている時間は選べないようにした方がトラブルを防止できます。

4.名前・メールアドレス・連絡先など必要情報を入力

予約者名、連絡先、メールアドレスなど、フォームで必要な情報を入力します。

5.予約申請を送信

送信ボタンを押すと、バックエンドで空き確認→カレンダー登録→スプレッドシート記録
→通知メール送信、という流れで予約が確定します。

6.確認メールの受信

予約者には確認メールが届き、予約内容（日時、会議室、申請者情報など）が記載されます。管理者にも通知が届き、予約状況の把握が容易になります。

このように、利用者にとってはWebフォームに入力するだけで予約でき、特別なソフトウェアは不要です。